Der Jahreswechsel ist ja immer eine schoene Gelegeheit, mal etwa aufzuraeumen. Zum Beispiel uebers Jahr aus dem Rahmen gefallene Mailboxen des Exchange mal wieder in eine passende Datenbank zu verschieben. Total lieb, wenn die Kollegen flott vor Weihnachten noch all die unnoetigen Mails geloescht haben. Total bloed, dass Exchange dann zwar den deutlich kleinere Speicherbedarf anzeigt, das Verschieben aber trotzdem nicht klappt. Weil irgend ein Genie naemlich dafuer gesorgt hat, dass die geloeschten Mails gar nicht geloescht werden. Standardmaessig 3o Tage lang. Nur sagt einem das weder die Weboberflaeche noch die Kommandozeile. Das Verschieben schlaegt einfach fehl, obwohl der Job als abgeschlossen gemeldet wird. Suuuper Idee 🙁 Die „RecoverableItems“ sind naemlich an die Mailbox in der Datenbank gebunden.
Schauen wir uns die MBox mal genauer an
Die „recoverable items“ in der MBX belegen auch Speicherplatz
Get-MailboxFolderStatistics -Identity "Name der Mailbox" -FolderScope RecoverableItems | Format-Table Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders -Auto
So, so, knapp 5000 geloeschte Mails belegen bei dem Account als fast anderthalb GB. Zu den angezeigten gut 1,3 GB muessen die also noch hinzu gerechnet werden. Macht knapp 3 GB… was erklaert, warum das Verschieben in eine Dantenbank mit „nur“ 2GB Limit fehlschlaegt. Obwohl die MBX ja vermeintlich darin genug Platz finden sollte. Einfache Loesung: Nen Monat warten, bis Exchange standardmaessig die geloeschten Elemente nun wirklich loescht. Zwischenzeitlich laesst sich darueber sinnieren, wofuer dieses Verhalten von Exchange gut sein soll. Wenn ich eine Mail loesche, landet sie im Trash (Papierkorb). Wenn ich eine Mail aus dem Papierkorb loesche oder es den Mailserver nach einiger Zeit automatisch erledigen lasse, gibt es die Mail noch im Backup. Und in groesseren Unternehmen schlummert sie fuer eine eventuelle Pruefung aus steuerrechtlichen Gruenden auch noch zehn Jahre lang in der revisionssicheren Ablage. Also welchen Sinn macht es, vermeintlich geloeschte Daten auch noch direkt im Exchange zu speichern, wenn der Nutzer oder Postmaster nicht mal mehr direkten Zugriff drauf hat?
Okay, wer nicht nen Monat lang gefrustet sein will, kann die „geloeschten“ Mails auch einfach loeschen. Damit diese Aufgabe jedoch nicht zu leicht gelingt, muss sich der Exchange-Administrator dazu erstmal die noetigen Rechte verschaffen. Ja, wirklich! Als Administrator mal eben was zu administrieren, geht nicht. Hatte ich schon erwaehnt, das Rollen-Konzepte eine saubloede Erfindung sind, weil sie auf Dauer ein produktives System eher unsicher machen? Egal, hiermit getan. Also dem Administrator erstmal die entsprechenden Rechte geben.
Da wuerde man gern mal aus der Rolle fallen: Loeschen gehoert zu Im- und Export
Ich mache es hier in der Rolle „Discovery Management“, weil ich die ganz passend finde und mein Administrator-Account da standardmaessig schon drin ist. Wer mag, kann sich natuerlich auch eine andere Rolle aussuchen, in welcher sein Account drin ist. Einfach lustig mischen. Hatte ich schon erwaehnt, das Rollen-Konzepte eine saubloede Erfindung sind, weil sie auf Dauer ein produktives System eher unsicher machen? Egal. Der Rolle jetzt einfach „Mailbox Import Export“ hinzufuegen.
Was das Loeschen geloeschter Mails mit deren Im- und Export zu tun hat, erschliesst sich mir nicht. Vermutlich haben es die Goetter deshalb in diese Rolle gepackt, weil Administratoren regelmaessig beim Im- und Export daran scheitern. Hatte ich schon erwaehnt, das Rollen-Konzepte eine saubloede Erfindung sind? 😉 So, nun kann der Admin ueber die Konsole sich ans Loeschen der Mails machen, die noch im „Dumpster“ rumlungern.
Dumpster leeren. Ja, wirklich.
Search-Mailbox -Identity "Name der Mailbox" -SearchDumpsterOnly -DeleteContent
Jetzt noch die Rueckfrage, ob man denn wirklich die geloeschten Elemente loeschen will, entsprechend bestaetigen. Nun ist die Mailbox nur noch so gross, wie es vom Exchange angezeigt wird und kann verschoben werden.